Centro de Ciências Agrárias

📘 PLANO DE AÇÃO PARA OS VOLUNTÁRIOS DO FLORIPA RURAL – ROTA DO CCA

👤 PONTO COMUM A TODOS OS GRUPOS

 

• Cada grupo precisa de um Responsável Geral (docente ou discente com perfil de liderança).

• Esse responsável será o elo direto com a organização geral da Rota CCA

• Ele deve:

• Manter a equipe ativa, comunicada e motivada.

• Organizar reuniões do grupo.

• Garantir entregas nos prazos definidos no cronograma.

• Estar presente durante o evento para supervisão e tomadas de decisão rápidas.

• Participar de uma reunião semanal de integração entre grupos.

 

🟦 GRUPO 1: ORGANIZAÇÃO, PLANEJAMENTO E LOGÍSTICA

📌 MISSÃO

Organizar a estrutura física, necessidades materiais, cronograma geral de montagem/desmontagem, e apoiar a gestão da circulação no evento.

✅ ANTES DO EVENTO

 

• Nomear o Responsável Geral do grupo.

• Contato com organização do evento para:

• Receber diretrizes da organização central.

• Saber número previsto de expositores e público.

• Elaborar o cronograma das ações logísticas.

• Planejar:

• Distribuição do corredor e das ilhas de atendimento.

• Quantitativo e alocação de:

• Tendas

• Mesas

• Cadeiras

• Tomadas/extensões (se necessário)

• Divisórias, faixas, sinalização visual

• Solicitar ou reservar materiais com antecedência (junto à direção ou parcerias).

• Criar planta baixa simples ou mapa do espaço com a localização dos expositores.

• Planejar pontos de apoio: água, lixo, sinalização, banheiros.

• Criar checklist para montagem do evento (quem monta o quê e quando).

 

✅ DURANTE O EVENTO

 

• Garantir que a montagem siga o plano definido.

• Circular durante o evento para checar se tudo está funcionando.

• Apoiar expositores em problemas logísticos pontuais.

• Resolver emergências com agilidade (ex: falta de mesa, tomada, etc.).

• Ter equipe para controle de fluxo e ajuda na orientação de visitantes.

• Repor materiais de apoio (sacos de lixo, água, etc.).

 

✅ DEPOIS DO EVENTO

 

• Acompanhar a desmontagem do espaço.

• Garantir a devolução dos materiais emprestados.

• Registrar pendências para eventos futuros.

• Participar de reunião final de avaliação

 

🟨 GRUPO 2: COMUNICAÇÃO E MÍDIAS

📌 MISSÃO

Criar e executar uma estratégia de divulgação antes, durante e após o evento, garantindo o engajamento da comunidade e o registro do evento.

✅ ANTES DO EVENTO

 

• Nomear o Responsável Geral do grupo.

• Reunir voluntários com habilidades específicas:

• Designer

• Editor de vídeo

• Redator

• Fotógrafo/videomaker

• Social media

• Criar calendário de postagens.

• Produzir materiais como:

• Vídeos promocionais (ex: “Por que visitar o CCA no Floripa Rural?”)

• Cards informativos para Instagram, e-mails e grupos de WhatsApp

• Textos para convites e divulgação institucional

• Apoiar a mobilização dos estudantes (ações no RU, centros, salas).

• Divulgar o evento nas redes sociais do CCA e nos canais parceiros.

• Criar o plano de cobertura do evento (roteiro do que será registrado).

 

✅ DURANTE O EVENTO

 

• Ter uma escala de cobertura de vídeo, foto e redes sociais:

• Por turnos (manhã/tarde em ambos os dias).

• Garantir registros de todos os estandes e visitantes.

• Fazer postagens em tempo real (stories, fotos, reels).

• Coletar falas breves de visitantes e expositores.

• Organizar materiais em tempo real (nomear e armazenar corretamente os arquivos).

• Atuar em parceria com equipe da logística para circular sem atrapalhar o fluxo.

 

✅ DEPOIS DO EVENTO

 

• Selecionar e organizar os registros (foto, vídeo, depoimentos).

• Fazer retrospectiva do evento para redes sociais.

• Criar material institucional para memória (ex: vídeo final de 1 min, carrossel de fotos).

• Compartilhar com a equipe organizadora e demais grupos.

• Criar pasta pública com os registros organizados (Google Drive ou similar).

 

 

🟢 GRUPO 3: APOIO INSTITUCIONAL E RECEPÇÃO

✅ MISSÃO

Organizar materiais, recepcionar participantes, entregar brindes e manter a imagem acolhedora e organizada do evento.

📅 ANTES DO EVENTO

 

• Nomear o Responsável Geral.

• Levantar a estimativa de público (voluntários + expositores + visitantes).

• Organizar os kits/brindes e camisetas.

• Auxiliar no levantamento e compra de itens para o café da manhã e coffee break.

• Coordenar a logística da entrega de materiais.

• Confirmar ponto de recepção nos portões e entradas (Epagri, Secretaria).

• Elaborar escala de atuação para os dois dias.

• Apoiar organização do evento no que for necessário nos dias anteriores.

 

📅 DURANTE O EVENTO

 

• Estar posicionado nos portões com

• Recepcionar e acolher participantes e público.

• Auxiliar na organização e entrega do café da manhã no sábado (8h às 9h).

• Acompanhar coffee break do final do evento.

• Repor materiais de apoio quando necessário.

• Organizar e manter a estrutura de recepção.

• Apoiar na conferência de participantes e repasse de informações básicas.

 

📅 DEPOIS DO EVENTO

 

• Participar da confraternização de encerramento.

• Ajudar na desmontagem e limpeza dos pontos de recepção.

• Apoiar na organização dos registros de voluntários.

• Entregar lista de carga horária dos integrantes do grupo.

 

🔵 GRUPO 4: APOIO A ESTANDES E ATRAÇÕES

✅ MISSÃO

Garantir que os expositores tenham suporte contínuo durante o evento, mediar informações, cuidar da segurança básica e logística local.

📅 ANTES DO EVENTO

 

• Nomear o Responsável Geral.

• Trabalhar junto com o Grupo 3 no levantamento da estimativa de pessoas.

• Apoiar a organização de materiais para café da manhã e coffee break.

• Ajudar na elaboração de mapas de expositores e ilhas de atendimento.

• Conhecer o espaço físico e os expositores para poder atuar com segurança.

 

📅 DURANTE O EVENTO

 

• Estar posicionado estrategicamente ao longo do corredor de estandes.

• Garantir que expositores tenham o necessário (água, apoio, informações).

• Intermediar solicitações (técnicas, emergenciais, comunicacionais).

• Atuar em turnos para descanso e rotação dos voluntários.

• Colaborar na montagem do café da manhã e coffee break.

• Ajudar no monitoramento básico da segurança do espaço.

• Estar atento a visitantes com dúvidas e apoiar os monitores, se necessário.

 

📅 DEPOIS DO EVENTO

 

• Ajudar na confraternização final (organização e limpeza).

• Garantir que os estandes sejam desmontados adequadamente.

• Apoiar o descarte correto de materiais.

• Entregar lista de carga horária dos integrantes do grupo.

 

🟠 GRUPO 5: MONITORIA DE VISITANTES

✅ MISSÃO

Guiar grupos visitantes, especialmente escolares, oferecendo informações claras sobre as instituições da rota e o evento como um todo.

📅 ANTES DO EVENTO

 

• Nomear o Responsável Geral.

• Participar de formação sobre as instituições da rota, conforme manual.

• Estudar o conteúdo do manual e preparar falas simples e claras.

• Treinar a condução dos grupos e noções básicas de acolhimento.

 

📅 DURANTE O EVENTO (sexta-feira – dia 15)

 

• Chegar cedo para organização (e sábado, caso haja visitas).

• Receber os grupos escolares e acompanhar pela rota definida.

• Garantir que todos os grupos sigam o tempo e roteiro combinados.

• Mediar perguntas, explicar objetivos dos estandes e instituições.

• Acompanhar deslocamento até a entrada e saída com segurança.

• Apoiar visitantes com dificuldade de mobilidade.

 

📅 DEPOIS DO EVENTO

 

• Devolver materiais usados durante a mediação.

• Participar da confraternização (caso participe no sábado).

• Entregar lista de carga horária dos integrantes do grupo.

 

🧾 CAFÉ DA MANHÃ – SÁBADO

 

• Responsáveis: Grupos 3 e 4 em conjunto.

• Horário: Das 8h às 9h (evento inicia às 9h).

• Local sugerido: Junto à feira orgânica festiva. Caso não possível, usar a cozinha da CAL.

• Ações:

• Confirmar parceria com a feira (apoio institucional).

• Comprar e organizar os itens com antecedência.

• Chegar antes das 7h30 para montagem.

• Garantir reposição durante o horário do café.

 

🧾ALMOÇO – SÁBADO

 

• Responsáveis: Grupos 3 e 4 em conjunto.

 

Almoço no Ru para isentos e solicitar liberação para os participantes do Floripa Rural que não sejam isentos

🎉 CONFRATERNIZAÇÃO FINAL – SÁBADO (18h)

 

• Responsáveis: Grupos 3 e 4 em conjunto.

• Local sugerido: Auditório da Fito.

• Itens necessários:

• Bolo

• Música ambiente

• Bebidas

• Salgadinhos ou lanches

• Ações:

• Estimar número de participantes (voluntários + expositores + equipe CCA).

• Organizar compra dos itens.

• Montar o espaço com mesas, decoração  e som.

• Coordenar limpeza após o encerramento.

 

🗂 REGISTRO DE PARTICIPAÇÃO E CARGA HORÁRIA

 

• Cada Responsável Geral deve:

• Criar planilha/lista com os nomes dos voluntários.

• Registrar os dias e horários de atuação.

• Entregar a lista para a organização geral do evento (você, Aline) após o evento.